Development of a Patient-Oriented Organizational Management System for Intravitreal Injection Therapy in a Standardized "Treat-and-Extend" Regime at a University Eye Clinic.

BACKGROUND

The treatment of macular edema with intravitreal injections has revolutionized the treatment of associated diseases in ophthalmology. However, with a few exceptions, this is a chronic treatment where patients require many injections and usually need to stay in treatment for years. Patient adherence and control of patient flow are critical to treatment success. In this manuscript, we describe the development of a patient-oriented organization management for intravitreal injections in a university hospital.

MATERIAL AND METHODS

In 2015, the intravitreal treatment in our clinic was switched to the treat-and-extend regime. At the same time, the optimization of the previous organizational processes in perioperative management was evaluated. For the period 2015 to 2018, we analyzed and gradually optimized the procedures of our intravitreal injection therapy in a survey with a specialized service provider.

RESULTS

Through the analysis of the original processes, the patient appointment was optimized, work processes were summarized, spatially reorganized and there was only a slight increase in the number of staff involved compared with the significant increase in the number of injections. Through these measures, the total in-hospital-time of the patients could be drastically reduced and at the same time the number of patients on one operation day could be multiplied.

CONCLUSION

In the context of chronic treatment with intravitreal injections, the care of an increased number of patients is a logistical challenge. By optimizing processes, existing resources can be better used to meet the increased demands. An optimized system offers the patient greater adherence and a better visual outcome largely independent of the medication used.

HINTERGRUND

Die Behandlung eines Makulaödems mittels intravitrealer Injektionen hat die Behandlung der assoziierten Krankheitsbilder in der Augenheilkunde revolutioniert. Abgesehen von einigen wenigen Ausnahmen handelt es sich jedoch um eine chronische Behandlung, bei der die Patienten viele Injektionen benötigen und i. d. R. über Jahre in Behandlung bleiben müssen. Die Adhärenz der Patienten und die Steuerung des Patientenflusses ist mit entscheidend für den Behandlungserfolg. In diesem Manuskript beschreiben wir die Entwicklung eines patientennahen Organisationsmanagements für intravitreale Injektionen in einer Universitätsklinik.

MATERIAL UND METHODEN

Im Jahr 2015 wurde in unserer Klinik die intravitreale Behandlung auf das Treat-and-Extend-Regime umgestellt. Zugleich erfolgte die Evaluation der Optimierung der bisherigen Organisationsabläufe im perioperativen Management. Für den Zeitraum 2015 bis 2018 haben wir im Rahmen einer Erhebung mit einem spezialisierten Dienstleister die Abläufe unserer intravitrealen Injektionstherapie analysiert und schrittweise optimiert.

ERGEBNISSE

Durch die Analyse der ursprünglichen Abläufe wurde die Patienteneinbestellung optimiert, Arbeitsabläufe wurden zusammengefasst sowie räumlich neu geordnet und es fand eine verglichen mit der deutlichen Erhöhung der Injektionszahlen nur geringfügige Erhöhung der beteiligten Mitarbeiterzahl statt. Durch diese Maßnahmen konnte sowohl die Gesamtaufenthaltszeit der Patienten deutlich reduziert werden als auch zugleich die Patientenzahl bei guter Adhärenz und guten Visusergebnissen an einem Operationstag vervielfacht werden.

SCHLUSSFOLGERUNG

Im Rahmen der chronischen Behandlung mittels intravitrealer Injektionen ist die Versorgung einer gestiegenen Anzahl an Patienten eine logistische Herausforderung. Durch Optimierung von Abläufen können vorhandene Ressourcen besser genutzt werden, um den gestiegenen Anforderungen gerecht zu werden. Ein optimiertes System bietet für den Patienten eine höhere Adhärenz und ein besseres Visusergebnis weitgehend unabhängig von dem verwendeten Medikament.

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Carsten Framme: Lecture fees from Novartis, Bayer, Allergan, Heidelberg Engineering, MedUpdate; Consultant for Bayer, Zeiss, MedUpdate. Amelie Pielen: Consulting and lecturing activities for Bayer, Novartis, Allergan, Roche; Clinical Studies Novartis, Bayer, Roche, Chengdu Khanhong, Allergan, GSK, Orphan Europe, Kodiak, Böhringer Ingelheim. Katerina Hufendiek: Study participation at Novartis, Bayer, Roche, Chengdu Khanhong. Bernd Junker: Lecturing activities for Bayer, Novartis; Clinical Studies Novartis, Bayer, Roche, Chengdu Khanhong, Allergan, GSK, Orphan Europe, Kodiak. Ingo Volkmann: Lecturing activities for Novartis, Bayer; Study participation at Novartis, Bayer, Roche, Chengdu Khanhong. Sascha Bayer, employee of Q_PERIOR, declares financial interest in clinical management./Carsten Framme: Vortragshonorare von Novartis, Bayer, Allergan, Heidelberg Engineering, MedUpdate; Berater für Bayer, Zeiss, MedUpdate. Amelie Pielen: Berater- und Referententätigkeit für Bayer, Novartis, Allergan, Roche; klinische Studien Novartis, Bayer, Roche, Chengdu Khanhong, Allergan, GSK, Orphan Europe, Kodiak, Böhringer Ingelheim. Katerina Hufendiek: Studienteilnahme bei Novartis, Bayer, Roche, Chengdu Khanhong. Bernd Junker: Referententätigkeit für Bayer, Novartis; klinische Studien Novartis, Bayer, Roche, Chengdu Khanhong, Allergan, GSK, Orphan Europe, Kodiak. Ingo Volkmann: Referententätigkeit für Novartis, Bayer; Studienteilnahme bei Novartis, Bayer, Roche, Chengdu Khanhong. Sascha Bayer hat als Angestellter bei Q_PERIOR finanzielle Interessen an klinischem Management.