[Understanding complex processes better-A case study on increasing patient safety and efficiency in a central operating room].

BACKGROUND

Various professional groups are involved in the daily work of the central operating room with the aim of providing the best possible treatment for each individual using modern medical technology (sociotechnical system) in a cost-effective manner. Ensuring perioperative patient safety is of particular importance. At the same time, the efficient use of the central operating room is essential for the economic success of a hospital. Preoperative preparation is a complex process with many substeps that are often difficult to manage. Historically, the focus has been on retrospective learning from errors and incidents. More recent approaches take a systemic view. A central idea is to consider the mostly positive course of treatment and the adjustments to daily work that are currently required by the people involved (Safety-II). By taking greater account of how the many components of the system interact, processes can be better understood and specific measures derived. This strengthens the system's ability to adapt to changes and disturbances, thus ensuring that goals are achieved. The functional resonance analysis method (FRAM) is an internationally recognized method for modelling work as done compared to work as imagined. This paper presents the application of FRAM to preoperative preparation in a major regional hospital.

OBJECTIVE

Is FRAM suitable for improving process understanding in preoperative preparation?

MATERIAL AND METHODS

An interdisciplinary project team identified relevant functions of preoperative preparation through document analysis and walkthroughs. Based on this, more than 30 guided interviews were conducted with functionaries. The results were presented graphically and specific information, such as safety-related statements or reasons for the variability of functions, were also presented textually. In the next phase, statements were evaluated and compared with the target model and the job descriptions.

RESULTS

The FRAM revealed the process as a complex network of relationships. During the modelling process, a varying degree of centrality and variability of certain functions became apparent. From the observations, the project team selected those with high relevance for patient safety and for the efficiency of the overall process in order to prioritize starting points for deriving measures to increase resilience. These starting points relate either to single functions, such as surgical site marking or to multiple functions that are variable in their execution, such as delays due to nonsynchronized duty times.

CONCLUSION

The FRAM conducted provides valuable new insights into the functioning of complex sociotechnical systems that go far beyond classical linear methods. The awareness of operational processes gained and the resulting dynamic view of interactions within the system enable specific measures to be derived that promote resilient behavior and reduce critical variability, thus contributing to increased patient safety and efficiency.

ZUSAMMENFASSUNG

HINTERGRUND: Die präoperative Vorbereitung ist ein komplexer Prozess, der aus zahlreichen, oft schwer überschaubaren Teilschritten besteht. Dabei sind sowohl Patientensicherheit als auch Effizienz von großer Bedeutung. Bisher stand das retrospektive Lernen aus Fehlern und Zwischenfällen im Vordergrund. Neuere Ansätze verfolgen einen systemischen Ansatz. Sie fokussieren auf die Ursachen der überwiegend positiven klinischen Prozesse. Mit der Methode der funktionalen Resonanzanalyse (FRAM) wird die tatsächliche Arbeit im Vergleich zur geplanten Arbeit modelliert. Durch ein besseres Prozessverständnis sollen Maßnahmen abgeleitet werden, die die Fähigkeit des Systems stärken, seine Ziele auch bei Veränderungen und Störungen zu erreichen.

FRAGESTELLUNG

Ist die FRAM geeignet, das Prozessverständnis in der präoperativen Vorbereitung zu verbessern?

MATERIAL UND METHODEN

Das interdisziplinäre Projektteam identifizierte relevante Funktionen der präoperativen Vorbereitung durch Dokumentenanalysen und Begehungen. Darauf aufbauend wurden mehr als 30 leitfadengestützte Interviews mit Funktionsträgern durchgeführt. Die Ergebnisse wurden grafisch und spezifische Informationen zusätzlich textlich aufbereitet.

ERGEBNISSE

Die FRAM stellt den betrachteten Prozess als komplexes Beziehungsgeflecht dar. Bei der Erstellung wurde ein unterschiedlicher Grad an Zentralität und Variabilität bestimmter Funktionen deutlich, der sich über die Vernetzung auf die Patientensicherheit und Effizienz auswirkt. Aufbauend auf dem verbesserten Prozessverständnis wurden gezielte Maßnahmen ergriffen.

SCHLUSSFOLGERUNGEN

Die Durchführung einer FRAM erweitert das Verständnis der Funktionsweise komplexer soziotechnischer Systeme erheblich. Sie stellt damit ein wertvolles neues Instrument zur Identifikation von spezifischen Ansatzpunkten zur Erhöhung der Resilienz dar.

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