Acquisition of a Dose Management System with Consideration of Medico-Legal and Economic Aspects.

BACKGROUND

New radiation protection regulation encompassing additional obligations for monitoring, reporting and recording of radiation exposure, was enacted on December 31, 2018. As a consequence, dose management systems (DMS) are necessary to fulfill the requirements. The process of selection, acquisition and implementation of a suitable IT solution for this purpose is a challenge that all X-ray-applying facilities, including hospitals and private practices, are currently facing.

METHOD

A target/actual-analysis as well as a cost-utility analysis is presented for this specific case as a foundation for the acquisition decision-making process.

RESULT

An actual analysis is necessary in order to record the current status of dose documentation. An interdivisional approach is recommended to include all imaging modalities and devices. An interdisciplinary steering committee can be helpful in enabling consensus and rapid action. A target analysis includes additional criteria with respect to ease of operation, technical feasibility, process optimization and research opportunities to consider in addition to the statutory requirements. By means of a cost-benefit analysis, considerations between costs and the individually weighted advantages and disadvantages of eligible DMS result in a ranking of preference for the available solutions.

CONCLUSION

Requirements of a DMS can be summarized in a specification sheet. Deploying an actual condition analysis, target state analysis and cost-utility analysis can help to identify a suitable DMS to achieve rapid commissioning and highest possible user acceptance while optimizing costs at the same time.

KEY POINTS

· An actual analysis reveals optimization and standardization needs in examination protocols and technical coding of dose data that can be addressed before or during the acquisition process.. · A specification sheet covers all functional, technical, and financial aspects of a target analysis.. · A cost-utility analysis is useful for exploring an appropriate dose management system with high user acceptance, rapid implementation, and low cost.. · An interdisciplinary steering committee can be helpful to enable early consensus building and fast action..

CITATION FORMAT

· Do TD, Melzig C, Kauczor H et al. Acquisition of a Dose Management System with Consideration of Medico-Legal and Economic Aspects. Fortschr Röntgenstr 2022; 194: 363 - 372.

HINTERGRUND

Seit dem 31.12.2018 ist die neue Strahlenschutzverordnung rechtswirksam, die zusätzliche Überwachungs-, Melde- und Aufzeichnungspflichten enthält. Um diesen Aufgaben gerecht zu werden, sind Dosismanagementsysteme (DMS) erforderlich. Der Prozess der Auswahl, Anschaffung und Implementierung einer hierfür geeigneten IT-Lösung stellt eine Herausforderung für alle Röntgenstrahlen-applizierenden Einrichtungen, sowohl für Kliniken als auch Arztpraxen, dar.

METHODE

Es werden IST-/SOLL-Analysen und Kosten-Nutzwert-Analysen für diesen spezifischen Fall dargelegt, um eine fundierte Grundlage für die Entscheidungsfindung bei der Auswahl eines geeigneten DMS zu bilden.

ERGEBNIS

Eine IST-Analyse ist notwendig, um den aktuellen Stand der Dosisdokumentation zu erfassen. Dabei ist ein abteilungsübergreifendes Vorgehen zu empfehlen, um alle Bildmodalitäten und Geräte zu berücksichtigen. Ein interdisziplinärer Lenkungsausschuss kann dabei hilfreich sein, um eine frühzeitige Konsensfindung und schnelles Handeln zu ermöglichen. Die SOLL-Analyse umfasst neben den gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen zusätzliche Kriterien hinsichtlich der Anwenderfreundlichkeit, technischen Umsetzbarkeit, Prozessoptimierung und Forschungsmöglichkeiten zu berücksichtigen. Eine Kosten-Nutzwert-Analyse ermöglicht schließlich durch die Abwägung zwischen den Kosten und den individuell gewichteten Vor- und Nachteilen der unterschiedlichen DMS eine Rangfolge der Präferenz für die infrage kommenden Lösungen zu erstellen.

SCHLUSSFOLGERUNG

Anforderungen an das DMS können in einem Lastenheft zusammengefasst werden. Mithilfe von IST-Analysen, SOLL-Analysen und Kosten-Nutzwert-Analyse kann das geeignete Produkt sondiert werden, um eine schnelle Inbetriebnahme und eine möglichst hohe Nutzerakzeptanz bei gleichzeitig optimierten Kosten zu erreichen.

KERNAUSSAGEN

· Eine IST-Analyse offenbart Optimierungs- und Vereinheitlichungsbedarf bei Untersuchungsprotokollen und technischen Codierungen der Dosisdaten, der bereits vor oder während des Akquisitionsprozesses adressiert werden kann.. · Ein Lastenheft umfasst alle funktionalen, technischen und finanziellen Aspekte einer SOLL-Analyse.. · Eine Kosten-Nutzwert-Analyse ist zur Sondierung eines geeigneten Dosismanagementsystems mit hoher Nutzerakzeptanz, schneller Implementierung und geringen Kosten hilfreich.. · Ein interdisziplinärer Lenkungsausschuss kann dabei hilfreich sein, um eine frühzeitige Konsensfindung und schnelles Handeln zu ermöglichen..

ZITIERWEISE

· Do TD, Melzig C, Kauczor H et al. Acquisition of a Dose Management System with Consideration of Medico-Legal and Economic Aspects. Fortschr Röntgenstr 2022; 194: 363 – 372.

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